Tietosuojakäytäntö
— Herboivibrant
1. Johdanto
Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa, miten Herboivibrant (jäljempänä „rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja tarjotessaan työtilan järjestelykonsultointipalveluja, mukaan lukien Aloituskartoitus-, Täysi tilasuunnitelma- ja Premium kumppanuus -paketit. Käytäntö koskee asiakkaita, yhteyshenkilöitä, verkkosivuston käyttäjiä ja muuta henkilöstöä, joiden tietoja käsittelemme palveluiden tuottamiseksi.
Rekisterinpitäjä noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), Suomen tietosuojalakia (1050/2018) ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä. Sivusto herboivibrant.world on rekisterinpitäjän virallinen verkkopalvelukanava.
2. Rekisterinpitäjä
Herboivibrant
Heikkiläntie 10, 00210 Helsinki, Finland
+358504902815
admin@herboivibrant.world
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Konsultointipalveluiden yhteydessä voimme käsitellä seuraavia tietoryhmiä:
- Yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaation nimi ja asema
- Sopimus- ja laskutustiedot: tilaajan tiedot, valitut palvelupaketit, hinnat, maksutiedot ja viitenumerot
- Viestintätiedot: yhteydenottolomakkeen viestit, sähköpostikirjeenvaihto ja puhelumuistiinpanot
- Tilakohtaiset tiedot: työtilan kuvaus, neliöt, käyttäjämäärä, valokuvat ja kartoitustulokset, jotka asiakas luovuttaa konsultoinnin aikana
- Tekniset tiedot: IP-osoite, selaintyyppi, evästeiden kautta kerätyt analytiikkatiedot ja sivuston käyttöhistoria
Emme käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä (kuten terveystietoja) palveluidemme yhteydessä, ellei asiakas erikseen ja kirjallisesti pyydä niiden käsittelyä konsultoinnin kannalta välttämättömässä laajuudessa.
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Palvelusopimusten soliminen ja toteuttaminen (Aloituskartoitus, Täysi tilasuunnitelma, Premium kumppanuus)
- Yhteydenottojen käsittely ja asiakaspalvelu
- Konsultointiasiakirjojen laatiminen ja toimittaminen asiakkaalle
- Laskutus, kirjanpito ja lakisääteiset velvoitteet
- Sivuston kehittäminen, tietoturva ja käyttökokemuksen parantaminen
- Markkinointi ja uutiskirjeet vain erillisellä suostumuksella
Oikeusperusteina käytämme pääasiassa sopimusta (GDPR 6 artikla 1 kohta b), oikeutettua etua palvelun kehittämiseen (f) ja lakisääteistä velvoitetta (c). Suostumukseen (a) nojaudumme evästeisiin ja suoramarkkinointiin.
5. Tietojen säilytysajat
Sopimusasiakirjat ja laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi vuotta. Konsultointiraportit ja tilakohtaiset materiaalit säilytetään aktiivisen asiakassuhteen ajan ja kolme vuotta sen päättymisestä, ellei pidempää säilytystä vaadi laki tai asiakassopimus.
Yhteydenottolomakkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kahdentoista kuukauden kuluessa, jos yhteydenotosta ei synny asiakassuhdetta. Tekniset lokitiedot poistetaan yleensä kahdentoista kuukauden kuluessa.
6. Tietojen luovutus ja siirrot
Tietoja voidaan luovuttaa luotetuille käsittelijöille, kuten kirjanpitotoimistolle, pilvipalveluntarjoajalle, sähköpostijärjestelmän ylläpitäjälle ja maksunvälittäjälle. Käsittelijät toimivat rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti ja tietosuojasopimuksin.
Henkilötietoja ei myydä kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa.
Jos tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme asianmukaiset suojatoimet, kuten komission vakiosopimuslausekkeet.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa tiedot, pyytää oikaisua, poistamista, käsittelyn rajoittamista, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa. Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto).
Oikeuksien käyttö: lähetä pyyntö osoitteeseen admin@herboivibrant.world. Vastaamme kuukauden kuluessa.
8. Tietoturva
Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä: salattuja yhteyksiä (HTTPS), pääsynhallintaa, salasanoja, varmuuskopioita ja henkilökunnan koulutusta. Poikkeamatilanteissa noudatamme tietoturvaloukkausten ilmoitusmenettelyä.
9. Automaattinen päätöksenteko
Emme käytä henkilötietoihin perustuvaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavan merkittäviä vaikutuksia rekisteröidyille.
10. Evästeet
Evästeistä kerrotaan erillisessä evästekäytännössä.
11. Alihankkijat ja käsittelijät
Käytämme luotettuja alihankkijoita vain palvelun tuottamiseen. Jokainen käsittelijä allekirjoittaa tietojenkäsittelysopimuksen, joka velvoittaa käsittelemään tietoja vain ohjeidemme mukaisesti, ylläpitämään salassapitovelvoitetta ja toteuttamaan riittävät tietoturvatoimet. Luettelo pääkäsittelijöistä on saatavilla pyynnöstä osoitteesta admin@herboivibrant.world.
12. Lasten tietosuoja
Palvelumme on suunnattu yrityksille ja täysi-ikäisille yksityishenkilöille. Emme tietoisesti kerää alle 16-vuotiaiden henkilötietoja ilman huoltajan suostumusta.
13. Valvontaviranomainen
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, www.tietosuoja.fi.
14. Muutokset käytäntöön
Voimme päivittää tätä käytäntöä. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan sivustolla. Päivitetty versio on aina saatavilla osoitteessa herboivibrant.world/privacy.html.